Chi tiết

Báo tăng,giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN trên (KBHXH)

Doanh nghiệp đã đăng ký bảo hiểm lần đầu rồi nhưng trong năm phát sinh thêm lao động có ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, khi đó doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo tăng LĐ đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc cho người lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Theo công văn 4064/BHXH-THU về một số thay đổi trong chính sách thu BHXH, BHYT và BHTN kể từ 01/01/2015 ban hành 07/12/2014

Theo công văn 2405/BHXH-THU ngày 27/7/2015 và thông báo 2034/TB-BHXH ngày 21/09/2015 quy định kể từ ngày 01/10/2015 tất cả các đơn vị, người sử dụng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN sẽ thực hiện giao dịch điện tử

=>Vì vậy trung tâm sẽ hướng dẫn các bạn tạo hồ sơ báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm KBHXH và nộp qua cổng thông tin điện tử BHXH như sau:

a. Thành phần hồ sơ :

1. Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 103)
2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS)
3. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT đối với người tham gia BHXH lần đầu (mẫu TK1-TS, 01 bản/người) (trường hợp đã có sổ BHXH vẫn làm tờ khai này)
4. Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT đối với người đã có sổ BHXH từ tỉnh khác chuyển về (mẫu TK2-TS, 01 bản/người)
5. Văn bản giải trình của đơn vị (mẫu D01-TS) đối với trường hợp chậm báo tăng từ 3 tháng trở lên

b. Nơi nộp hồ sơ: Nộp qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội

c. Trình tự thực hiện:

Ví dụ: Kế Toán làm thủ tục báo tăng lao động như sau:

Ở đây mình giả sử công ty TNHH A ký hợp đồng 1 năm với nhân viên Bùi Tấn Hải kể từ ngày 01/01/2016

Thông tin của Bùi Tấn Hải

-Chức vụ Phó Giám Đốc; giới tính Nam
– Ngày sinh 16/10/1980; Số CMND: 025126500, ngày cấp: 09/05/2009, CA: TP.HCM;
– Hộ khẩu thường trú và nơi ở hiện tại: 374/14 Bình Quới, P.28, Q.Bình Thạnh
– Mức lương cơ bản ghi trên hợp đồng là : 3.885.000 đồng; Các khoản phụ cấp như sau: Phụ cấp cơm: 1.000.000, phụ cấp điện thoại: 500.000, phụ cấp xăng xe: 500.000, tổng lương là: 3.885.000
– Hiệu lực hợp đồng từ 01/01/2016 đến 31/12/2016; số hợp đồng là 02/2016/HĐLĐ-AT
– Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN
– Đã được cấp sổ BHXH đang sử dụng; mã số sổ 0204199820
– Đăng ký khám chữa bệnh tại Bệnh viện Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Lưu ý: Bệnh viện đăng ký khám chữa bệnh ban đầu phải xem công văn 3835/BHXH-CST ngày 30/11/2015 để chọn bệnh viện cho cấp thẻ mới
Các hồ sơ này các bạn thực hiện khởi tạo trên phần mềm KBHXH như sau

Bước 1: Sau khi Truy cập vào KBHXH ta thêm mới lao động như sau:
– Vào Menu Quản lý lao động -> Nhấn Thêm mới lao động -> Chương trình hiện ra Thông tin người lao động

• Tại giao diện này, bạn nhập đầy đủ các thông tin của người lao động như: Họ và tên, Mã NLĐ, chọn tình trạng Lao động thêm mới chuyển từ nơi khác đến. Bạn sẽ dựa vào tình trạng này của người lao động để khai báo các nghiệp vụ tương ứng như báo tăng, báo giảm… Các chỉ tiêu thông tin này sẽ được chuyển tự động sang các tờ khai khi bạn lập các bộ hồ sơ.

– Lưu ý: Các mục đánh dấu * là các tiêu chí bắt buộc phải nhập.
– Nhập đầy đủ thông tin, màn hình hiển thị như sau:

– Tiếp theo, bạn chuyển sang tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT.

Trong phần này, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin như: Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Tiền lương, Các khoản phụ cấp, Thông tin về nơi đăng ký khám chữa bệnh… Đơn vị thuộc khối hành chính, sự nghiệp sẽ nhập vào mục Hệ số lương. Các thông tin này cũng sẽ được tự động chuyển sang các tờ khai tương ứng với các nghiệp vụ khi kê khai bảo hiểm cho người lao động. Sau khi điền đầy đủ thông tin, màn hình hiển thị như sau:

Đối với những lao động đã có thời gian làm việc và đóng BHXH nhưng chưa được cấp sổ, bạn chuyển tiếp sang tab Diễn giải TK1-TS để nhập các thông tin về quá trình tham gia BHXH cho người lao động đó. Màn hình của phần thông tin này hiển thị như sau:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin của người lao động, chọn nút Ghi để ghi lại các thông tin vừa nhập-> Màn hình hiển thị Đã ghi xong -> Nhấn OK -> Đóng

Bước 2: Lập hồ sơ báo tăng lao động

Để lập 1 bộ hồ sơ báo tăng lao động , bạn thực hiện theo quy trình 4 bước như sau:

– Tại Menu chương trình, chọn Quản lý hồ sơ > Tạo mới hồ sơ

B1: Chọn nghiệp vụ

Trong danh sách các Nghiệp vụ, chọn Báo tăng lao động, kích nút Chọn.

– Màn hình hiển thị như sau:

B2: Chọn người lao động

– Kích chọn vào nút B2. Chọn lao động để chọn lao động cần báo tăng từ danh sách lao động.

– Danh sách người lao động hiển thị lên, bạn tích chọn những người lao động chưa báo tăng (bôi màu xanh) (1) -> Sau đó kích Chọn (2) như hình bên dưới

– Sau khi chọn lao động cần báo tăng màn hình hiển thị như sau:

B3: Lập hồ sơ

– Sau khi hoàn thành Bước 2, bạn tích chọn nút B3. Lập hồ sơ. Màn hình hiển thị giao diện Chọn kỳ kê khai như sau:

Bạn chọn Kỳ kê khai cần khai báo. Mặc định khi tạo lần đầu tiên sẽ tích chọn Tạo mới, Lần nộp là 1 và là lần khai Chính thức, nếu đã tạo nhiều lần trước thì sẽ hiện lần 2, 3….-> Nhấn Chọn

-> Chương trình hiện ra Phiếu giao nhận hồ sơ được tích mặc định vào mục “Trường hợp tăng lao động đóng BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung:”Danh sách người lao động vừa chọn được mặc định tải tự động vào tờ D02-TS. Để xem lại danh sách người lao động trên tờ D02-TS, bạn kích chọn vào tên tờ khai tương ứng bên cột Nội dung (1) hoặc kích chuột chọn tab tên tờ khai cần chuyển (2) .

– Màn hình tờ khai D02-TS hiển thị như sau:

– Nếu muốn bổ sung thêm người lao động cần báo tăng, bạn ấn phím F10 để hiển thị Danh sách người lao động và thực hiện như Bước 2
– Tương tự, đối với các tờ khai TK1-TS, TK2-TS, tùy thuộc vào trường hợp của từng người lao động sẽ được tự động chuyển sang các tờ khai tương ứng. Bạn có thể tích vào từng tờ khai để xem thông tin người lao động trên tờ khai.

– Tiếp theo, bạn quay lại màn hình Phiếu giao nhận hồ sơ, tích vào mục Lấy số hồ sơ (1), chương trình sẽ tự độnglấy số hồ sơ cho bộ hồ sơ từ cơ quan BHXH và điền tên Người nộp (2) ở cuối trang vào -> nhấn nút Ghi (3) để ghi lại toàn bộ thông tin của bộ hồ sơ như hình bên dưới.

– Trường hợp bạn không kích chọn Lấy số hồ sơ thì khi ghi hồ sơ, chương trình sẽ tự động lấy số hồ sơ và hiển thị thông báo số hồ sơ vừa lấy cho bạn.

Chú ý: Nếu máy của bạn không lấy được số hồ sơ mà báo lỗi không có kết nối internet thì các bạn thực hiện điều chỉnh như hình bên dưới thì sẽ lấy được số hồ sơ.

– Sau khi chương trình báo đã ghi thành công thì các bạn Nhấn Nộp hồ sơ -> Thực hiện Ký hồ sơ như B4

B4: Ký và nộp hồ sơ

– Bạn cắm Token (chữ ký số đã đăng ký giao dịch bảo hiểm điện tử trên cổng thông tin BHXH vào máy), nếu máy bạn chưa cài chương trình cks thì pải cài vào

– Sau đó bạn tích chọn nút Ký hồ sơ để ký toàn bộ hồ sơ.

+ Chương trình sẽ hiện ra như hình bên dưới và nhấn OK

Sau đó chương trình hiện ra chữ ký số của bạn -> nhấn OK

– Bạn nhập mật khẩu chữ ký số (mã PIN) sau đó chọn nút Đăng nhập để thực hiện ký. (Mật khẩu của chữ ký số được cung cấp bởi đơn vị cung cấp chữ ký số). Chương trình hiển thị thông báo Đã ký thành công như sau:

Chú ý: Nếu các bạn ký hồ sơ báo lỗi thì thực hiện các cách sửa lỗi theo các hướng dẫn tại đường link sau: http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/tro-giup nếu vẫn khắc phục không được hãy gọi lên tổng đài 1900 55 55 64 để nhờ kỹ thuật viên hỗ trợ nhé.

– Sau khi chương trình báo ký thành công, người sử dụng tiếp tục chọn Nộp hồ sơ màn hình sẽ hiển thị thông báo như sau:

– Nhấn vào “…” -> dẫn tới file Baohiemdientu để nộp lên cổng thông tin điện tử như hình bên dưới

Bước 3: Nộp hồ sơ lên cổng thông tin điện tử BHXH

Lưu ý: Khi đăng ký tài khoản đăng nhập trên cổng thông tin điện tử thì bắt buộc phải sử dụng trình duyệt IE, nhưng khi ta nộp hồ sơ thì các bạn lưu ý là dùng trình duyệt khác chứ không dùng trình duyệt IE (vì trình duyệt này không hỗ trợ upload hồ sơ)

Các bước thực hiện như sau:

Bước 3.1: Bạn tiến hành đăng nhập vào http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ -> Nhấn Đăng nhập và gõ tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp vào

Bước 3.2: Sau khi đăng nhập thành công -> Nhấn Nộp hồ sơ (1) -> Nhấn Tải lên file hồ sơ (2) -> Chọn file đến file Baohiemdientu (3) đã lưu -> Nhấn Open (4)

Bước 3.3: Sau khi tải file hồ sơ lên bạn nhấn Nộp hồ sơ như hình bên dưới

=> Màn hình hiển thị Nộp hồ sơ thành công như hình bên dưới

Hiện tại một số đơn vị khi khai báo hồ sơ gặp thông báo lỗi như sau:

=> Nguyên nhân sau khi đơn vị ký xong nhấn vào mục “Xuất hồ sơ” sau đó lấy file Baohiemdientu.xml trong đó để nộp nhưng chức năng “Xuất hồ sơ” chỉ để đơn vị xuất hồ sơ sau đó in ra quản lý nội bộ file đó sẽ không được ký chứ ký số.
=> Cách xử lý:đơn vị quay lại hồ sơ trên phần mềm KBHXH sửa lại 1 chút thông tin trên hồ sơ và ghi lại sau đó nhấp vào mục “Nộp hồ sơ” => ký lại hồ sơ, sau khi ký xong đơn vị nhấn vào nộp hồ sơ bên cạnh và làm theo hướng dẫn nộp sẽ thành công.

Bước 5: Kiểm tra email, cập nhật kết quả và tra cứu hồ sơ

Bước 5.1: Sau khi nộp thành công bạn kiểm tra email thường xuyên để nhận thông báo; giấy hẹn và kết quả do cơ quan BHXH trả về.

Đây là thông báo do cơ quan BHXH trả về sau khi các bạn nộp thành công

Bước 5.2: Truy nhập vào http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/

+ Tra cứu hồ sơ như sau:

Chương trình hiện ra hồ sơ đã gửi đến cơ quan quản lý

+ Tra cứu nhận thông báo như sau:

Chương trình hiện ra giấy xác nhận đã gửi đến cơ quan BHXH thành công

Bước 5.3: Cập nhật kết quả

– Sau khi hoàn thành các bước nộp hồ sơ qua website, bạn thực hiện cập nhật trạng thái của bộ hồ sơ vào chương trình để dễ dàng cho quá trình quản lý.

Sau khi nhận được thông báo nộp hồ sơ thành công, bạn tích chọn vào mục Nộp thành công như sau:

– Sau đó, bạn kích chọn nút Ghi, chương trình hiển thị thông báo cập nhật trạng thái thành công như sau:

– Bạn chọn OK, bộ hồ sơ chuyển sang trạng thái đã nộp.

– Tiếp theo, để cập nhật kết quả cho bộ hồ sơ. Bạn kích chọn Kết quả, màn hình hiển thị như sau:

– Trường hợp hồ sơ đã có giấy xác nhận của BHXH gửi về email, bạn tích chọn vào Giấy xác nhận của BHXH, màn hình tiếp theo hiển thị như sau:

– Bạn chọn đến file xác nhận của cơ quan BHXH bạn đã tải về . Sau đó, chọn nút Open. Màn hình hiển thị như sau:

– Bạn có thể kích vào Giấy xác nhận của BHXH để xem lại file xác nhận vừa đính kèm.
– Sau khi bộ hồ sơ có giấy hẹn của BHXH gửi về email ghi Hồ sơ hợp lệ